¿CÓMO ADMINISTRAR LOS EXPEDIENTES DE TUS ASUNTOS?

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¿Tu despacho está creciendo y estás en el punto que se vuelve complicado administrar todos tus asuntos? ¡Esta es una manera sencilla en que puedes lograrlo! El día de hoy te mostraremos una herramienta que te permitirá administrar tus expedientes.

SUMARIO: ¿QUÉ ES UN EXPEDIENTE? ; ¿EN QUÉ MOMENTO TENDRÉ QUE REVISAR UN EXPEDIENTE? ; ¿CÓMO ADMINISTRO LOS EXPEDIENTES DE MIS ASUNTOS?

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  • ¿QUÉ ES UN EXPEDIENTE?

De acuerdo con Rafael de Pina Vara, un expediente es “una constancia escrita de las actuaciones o diligencias practicadas en un negocio administrativo por los funcionarios a quienes corresponde, o de las actuaciones o diligencias practicadas en los actos de jurisdicción voluntaria.”

En palabras del autor de este blog, un expediente judicial, es el conjunto de escritos, actuaciones y resoluciones organizadas en orden cronológico respecto a un juicio en específico.

  • ¿EN QUÉ MOMENTO TENDRÉ QUE REVISAR UN EXPEDIENTE?

Cuando interpongas una demanda de cualquier materia, un recurso o solicites un acuerdo conclusivo ante la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente –como ejemplos- se formará un expediente, ya que habrá varios escritos y actuaciones a lo largo de un determinado tiempo.

Cabe señalar que al momento de interponer una demanda, recurso o acuerdo conclusivo – o lo que sea que vayas a interponer -, se te otorgará un número de expediente que es el número de control que le otorga dicha autoridad para administrar tu asunto.

Como bien sabes, una vez que tengas el número de expediente que le corresponda a tu juicio, a partir de ese momento tendrás la obligación de estar revisando su proceso, ya sea en las listas del poder judicial de la federación, boletín jurisdiccional del Tribunal Federal de Justicia Administrativa o en cualquier Juzgado de Fuero común.

Si afortunadamente estás teniendo cada vez más trabajo, estarás de acuerdo que llegará un punto –si es que no ha llegado- en que no puedes retener en tu memoria cada número de expediente de los juicios que llevas, saber el estado procesal en que se encuentren o llevar el conteo de los plazos que necesites cumplimentar.

Cuando llegas a este punto, es necesario llevar un mejor control de tus expedientes, y esto lo lograrás si cuentas con una herramienta que te facilite dicha función.

  • ¿CÓMO ADMINISTRO LOS EXPEDIENTES DE MIS ASUNTOS?

Esta es tan solo una de las formas más sencillas de administrar tus expedientes, no dudo que existan métodos más complejos, pero este método es el más sencillo y económico para que no inviertas dinero en softwares especializados.

Para lograrlo, deberás crear un nuevo archivo en Excel donde generes columnas y filas con la información procesal que consideres relevante de acuerdo a TUS NECESIDADES.

Esta es la manera que yo uso, si te sirve, puedes utilizarla, sino, puedes mejorarla.

1.- Primeramente separo mis expedientes por “Tema”, por tema me refiero: Amparos VS Leyes, Amparos Directos, Juicios de Nulidad, etc.

2.- Acto seguido, considero cuál es la información más relevante que necesito conocer de cada asunto, ejemplo: Nombre del Actor o Quejoso, Síntesis del Asunto, Número de Expediente, Fecha de Interposición, Acuerdo de Admisión, Fecha de Audiencia, Fecha de Sentencia y Plazo pendiente.

3.- ¿Qué pasa si interpones un recurso en uno de estos juicios? En lugar de abrir un nuevo “Tema”, simplemente coloco esos datos debajo del asunto al que le corresponden y así llevo un mejor control de los asuntos.

4.- Puedes agregar en la parte inferior las definiciones de ciertas palabras clave como “A.R.” refiriéndote al “Amparo en Revisión”, etc.

5.- Puedes inclusive crearte una cuenta en “Dropbox” para que así tengas el archivo en cualquier parte y en cualquier dispositivo, de esa manera puedes actualizarlo rápidamente desde tu celular.

Este es un ejemplo:

 

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