5 HERRAMIENTAS PARA MEJORAR EL RENDIMIENTO DE TU DESPACHO

Cuántas veces no te has preguntado ¿cómo puedo mejorar los procesos y el rendimiento de mi empresa? Tienes un despacho o firma jurídica que está creciendo bastante rápido, sabes que entre más personal y nuevos juicios tengas, se vuelve más difícil llevar un control interno.

El día de hoy te comparto 5 herramientas que podrías estar utilizando (algunas de ellas gratuitas) para mejorar los procesos en tu empresa o despacho jurídico que sin lugar a dudas, agradecerías haberlos tenido antes.

SUMARIO: 1.- TU ESPACIO EN LA NUBE ; 2.- E-MAIL CORPORATIVO ; 3.- TU PROPIO SERVIDOR ; 4.- DOMICILIO VIRTUAL INTERNACIONAL ; 5.- AGENDA VIRTUAL.

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1.- TU PROPIO SERVIDOR.

Quizá recuerdes que hace algún tiempo publicamos un post sobre: “¿CÓMO HACER TU PROPIA PÁGINA WEB SI ERES ABOGADO? NO NECESITAS EXPERIENCIA”, en ese artículo te explicábamos como tú puedes sin tener experiencia, crear una página web para tu despacho jurídico o negocio de cualquier tipo.

Ahora bien, si tú ya cuentas con una página web pero está creciendo bastante rápido, habrás notado que tu página web se vuelve muy lenta para cargar, o inclusive que a veces ni si quiera te deja entrar, eso se debe (entre otras cosas) que el ancho de banda de tu página web se encuentra limitado para el cúmulo de personas que la visitan diariamente, es decir, que te visitan más personas de las que tu actual servicio de hosting puede soportar, por lo que se satura y pasan este tipo de situaciones, es por ello que te recomiendo contar con un servicio de tu propio servidor en la nube.

¿Qué lo hace necesario? Si tu página web ya se encuentra en este punto, es decir, que está totalmente saturada por el cúmulo de visitas diarias que recibe, te recomiendo ampliamente contratar un servicio de hosting personalizado a tus necesidades, con ello, notarás la diferencia en el rendimiento de tu sitio web.

Si bien, existen diferentes compañías que actualmente ofrecen el servicio de un servidor personalizado a tus necesidades, te recomiendo ampliamente los servicios de Temok sus precios son accesibles para todos los bolsillos, pero lo que lo hace bastante interesante, es que todos sus servicios cuentan con “ancho de banda ilimitado” lo que te hará la vida más sencilla a ti y a la web de tu empresa, asimismo, cuentan con soporte técnico las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Temok es una empresa bastante importante en su ramo, no sólo se dedica a la venta de servidores dedicados, sino que también te ofrece servicios como la compra de dominios o inclusive también podrás diseñar tu propia página web de manera sencilla con las herramientas que te ofrecen. Al igual que sus servicios de servidor dedicados, éstos también tienen precios accesibles con la misma calidad y atención al cliente que los caracteriza. Podrás descargar esta aplicación desde www.temok.com

2.- DOMICILIO VIRTUAL INTERNACIONAL.

Este punto se lo recomiendo no sólo a los despachos jurídicos si no a cualquier empresa que deseé comprar productos en cualquier parte del mundo.

Te platico en qué consiste este interesante e innovador servicio, imaginemos que estás renovando las oficinas de tu despacho jurídico o empresa, pretendes adquirir productos como muebles, equipo electrónico especializado, obras de arte, en fin, cualquier tipo de producto que de acuerdo al giro de tu empresa es necesario para mejorar tus servicios, y te encuentras con la mala suerte de que ese producto no se envía a tu país.

Este ejemplo ocurre bastante con empresas como Ebay o Amazon, que si bien cuentan con servicios en la mayoría de los países de Latinoamérica, su oferta es limitada en comparación con los productos que encuentras por ejemplo en Amazon o Ebay del Reino Unido o de otro país, pues bien, si necesitas un producto que sólo adquieres en las compañías de otros países, lo que tú necesitas es un servicio de domicilio virtual internacional.

¿Qué lo hace necesario? Imaginemos que eres un arquitecto o un ingeniero y necesitas adquirir una impresora 3D que por sus características debes buscar en otro país para adquirirla, ahora bien, encuentras que en el Reino Unido existe una empresa en crecimiento que tiene el producto que tú necesitas pero no hacen envíos internacionales, o si los hacen, tu país no se encuentra entre los destinos.

Para ese tipo de problemas, nacen empresas como myukmailbox, esta empresa tiene su domicilio en el Reino Unido, entonces, cuando realizas tu compra en Amazon o Ebay, simplemente colocas el domicilio de myukmailbox para que les llegue tu producto.

Ahora bien, una vez que ellos tienen tus productos, simplemente te notifican, te envían fotografías y posteriormente lo empaquetan y envían a tu dirección, de esa manera puedes realizar compras en otros países como si estuvieras en casa. Cuentan con convenios con tiendas como Amazon, Ebay, Zara, H&M entre otras, cuyo catálogo va creciendo rápidamente. Podrás descargar esta aplicación desde www.myukmailbox.com

3.- TU ESPACIO EN LA NUBE.

Dropbox es una herramienta que básicamente consiste en tener una “CPU, USB o disco duro” portable, esto es así ya que funciona a través de la nube. En otras palabras, toda la información que quieras traer siempre contigo se guarda en internet y no en tu celular o computadora, por lo que puedes disponer de ella en cualquier lugar y en cualquier momento, evitando que si se te olvidó tu computadora y te encuentras en otra ciudad, ya no puedas trabajar, o necesites que algún compañero en la oficina te envíe el archivo a tu correo electrónico, perdiendo tiempo importante para hacer otras actividades.

¿Qué lo hace necesario? Si bien es cierto, ya es una herramienta interesante por que puedes cargar con tu información a todas partes, la mejor ventaja de este programa, es que puedes compartir los archivos con tus compañeros del despacho creando una especie de red interna, es decir, varias personas que tu previamente elijes, pueden trabajar en el mismo archivo, con ello, te evitas problemas de saber ¿cuál es el archivo que contenía la versión final de la demanda?, ese es uno de los puntos por el que considero vale mucho la pena contar con esta herramienta.

Ahora bien, existen dos versiones, una gratuita y la que tiene un precio, sin embargo, considero que si inicias con la versión gratuita no tendrás ningún problema en sacarle todos los beneficios para tu despacho. Podrás descargar esta aplicación desde www.dropbox.com

4.- E-MAIL CORPORATIVO.

Contar con una cuenta de e-mail para tu despacho u oficina no es una necesidad, en estos días, simplemente es una herramienta que “debes o debes” tener. Con ella, envías propuestas de servicios a tus nuevos clientes, los mantienes al tanto de la actualización de sus juicios o simplemente, estás en contacto interno con los compañeros de tu oficina.

¿Qué lo hace necesario? Tal vez en este momento, tú ya cuentes con un e-mail en Gmail, Hotmail, Outlook, Yahoo o de cualquier otra compañía, sin embargo, contar con un e-mail de este tipo para tu empresa, de ninguna manera muestra que tu compañía se vea más profesional, al contrario, le resta muchísimo.

La opción en ese sentido, es contar con un servicio de e-mail corporativo donde tu correo pueda ser algo como “nombre@tuempresa.com”, contar con un e-mail corporativo muestra a los ojos de tus clientes y prospectos que eres un despacho que está creciendo y que se preocupa por su imagen.

Adicional a ello, te recomiendo que no solo cada uno de tus empleados cuente con un e-mail corporativo personalizado, sino que sería bastante bueno que contaras con un e-mail “contacto@tuempresa.com” en el que puedas tus prospectos puedan enviarte dudas y sugerencias respecto a tu despacho jurídico, este tipo de correo electrónico, es la puerta de bienvenida para todos aquellos interesados en conocerte. Podrás descargar esta aplicación desde https://mx.godaddy.com/email/professional-email

5.- AGENDA VIRTUAL.

Sabes lo importante que es agendar tus términos en un calendario, las juntas con los clientes, sesiones informativas con tu equipo de trabajo, etc., por la simple razón de que entre mejor te encuentres administrado, nunca se te olvidará algún plazo para presentar una demanda o un requerimiento

Por esta razón es muy importante que cuentes con algún método para tener bien administrados los términos de tus juicios, básicamente para esto sirve una agenda virtual.

¿Qué lo hace necesario? Quizá estás acostumbrado a utilizar tu agenda en papel, lo cual es bastante bueno, pero lo que hace eficiente a una agenda virtual es que puedes tenerla en cualquier dispositivo electrónico (computadora, celular, Tablet, etc.) de esa manera nunca olvidarás tu agenda.

Ahora bien, el servicio que te recomiendo se llama Google Calendar, es un servicio que lo que lo hace especial y diferente al de otras compañías, no es el que sea un medio digital, pues existen varias opciones en el mercado disponibles, lo que hace a este servicio especial es que puedes permitir que otros usuarios vean, modifiquen y compartan la información de tu agenda virtual, con ello, podrás tener a todo tu equipo de trabajo muy bien informado de los procesos internos, plazos jurídicos y visitas con los clientes. Tener todo unificado en un solo lugar, será tu mejor herramienta. Podrás descargar esta aplicación desde https://www.google.com/calendar

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