Si quieres saber cuál es el valor y el tipo de pruebas documentales que existen, este artículo te gustará.
Nuestro amigo Salvador Ramírez, miembro de la comunidad de Tareas Jurídicas de Facebook, nos comparte algunos puntos interesantes que no debemos de olvidar sobre las pruebas documentales:
Existe un dicho popular chino que establece que: la tinta más pobre de color vale más que la mejor memoria. Es por ello que un documento vale más que cualquier promesa o recuerdo. Acorde al abogado Eduardo Pallares, el documento es aquel: que tiene algo escrito con sentido inteligible (Inteligible significa que puede ser entendido).[1] Asimismo, el documento deriva de documentum y este del verbo docere que significa enseñar; es decir, medio de enseñanza.[2]Ejemplos de documentos son: recibos de pago, listas de asistencia y contratos individuales de trabajo.
Los documentos se dividen en dos clases: los públicos y los privados.
El documento público es aquel que es creado, autorizado y expedido por funcionarios públicos dentro de sus funciones (y limitaciones); por personas investidas con fe pública (como un notario público); por Autoridades judiciales como lo son los jueces o magistrados y por corredores públicos (documentos mercantiles).
Los documentos son los medios de prueba más seguros dentro del proceso, sin embargo, el juez suele tener sus reservas debido a la frecuencia con que suelen ser falsificados o alterados. La forma común de hacerlo en la práctica es mediante el uso de la copiadora; en ella se anexa el documento que se desea falsificar, se le añaden pedazos de papel en blanco en los recuadros en los que se desea rellenar nuevos valores y se alteran procurando imitar la misma tipografía del documento.
Por esa razón, si un juez expide una copia certificada de un documento, es indispensable que vaya inmersa la autorización del secretario del juzgado, de lo contrario el documento no tendrá validez. De igual manera, si se presenta una copia fotostática de un documento en un juicio laboral, es imprescindible que se anexe el original de la misma, a menos que se trate de un certificado de un funcionario público, de lo contrario hará prueba plena (significa que no es necesario anexar otro documento). Es importante recalcar, que si una copia fotostática no es objetada por la parte contraria (es decir, que no la arguye de falsa dentro del procedimiento laboral) el documento puede tener una presunción de validez y, en consecuencia, podría tomarse en cuenta como prueba y al momento de dictarse la sentencia.
Si no se tiene acceso al documento original, el abogado debe precisar donde se encuentra alojado exactamente, ya que muchas veces las empresas guardan cierto tipo de documentación en sus inmediaciones y no las dan en préstamo. Lo anterior, debido a que en ocasiones, el Servicio de Administración Tributaria (SAT), encargada de recaudar impuestos en México, llega a requerir frecuentemente este tipo de documentación.
Las copias fotostáticas que han sido comparadas con su original por el notario público, tienen completa validez. En ese sentido, muchos abogados a efecto de no portar con su cédula profesional, cargan con una copia certificada por notario público, como prueba documental de su cédula profesional original, la cual brinda la ventaja que en caso de perderse, lo único que se precisa es acudir con el notario y obtener nuevamente otra copia certificada. El precio varía de ochenta a ciento veinte pesos mexicanos.
Los documentos privados son aquellos realizados entre personas sin la intervención de notario público ni de alguna autoridad. Ejemplo de ellos son la prescripción médica realizada por un doctor; un contrato determinado de trabajo en un patrón y un empleado; una cotización de servicios. 
Ahora vayamos a un ejemplo. Supongamos que un trabajador es injustamente despedido y no puede ingresar a su lugar de trabajo ya que no se lo permite el guardia por órdenes del patrón. ¿Cómo prueba que se suscitó esta situación ante la junta de conciliación y arbitraje en caso que desee demandar a la empresa el trabajador? En la práctica, lo que se acostumbra a hacer es acudir con un notario público al lugar de trabajo para que se percate de la situación que está aconteciendo. Él tomará las notas pertinentes y elaborará un acta (DOCUMENTO PÚBLICO) que servirá como prueba al trabajador para demostrar el despido injustificado. En todas y cada una de las fojas de dicha acta, en su margen derecho, deberá incluirse la firma del Notario Público, ya que si carece de este requisito será nulo acorde al artículo 104, fracción III de la Ley del Notariado para el Distrito Federal.
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Ahora revisemos otro ejemplo. Un trabajador se enferma de cisticercosis-enfermedad producida por comer carne de cerdo en mal estado que genera gusanos dentro del cerebro- y no le es posible acudir a la junta de conciliación y arbitraje a desahogar una prueba confesional en su contra. Su abogado presenta una DOCUMENTAL PRIVADA del dictamen clínico de un doctor a efecto de posponer la prueba hasta que se suscite mejora en el trabajador.
Para que dicho documento tenga validez, debe contener: a) La subscripción de la persona que lo elaboró (lo anterior, sirve para en caso que se necesite hacerle preguntas a la persona respecto al documento, pueda ser plenamente identificado) b) incluir día y hora en que fue creado (este dato permite conocer el tiempo en que fue elaborado el documento) c) Las formalidades de los documentos que se requieran (número de cédula profesional, firma, institución a la que pertenece, entre otros).
Algo que me resultó interesante y quiero compartirlo, es que el valor documental de las publicaciones de los periódicos está supeditada a que el redactor sea presentado como testigo para que rinda de manera personal y directa su versión de la nota periodística de lo contrario no tendrá valor la nota misma.
Finalmente, cabe señalar que el artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo establece que el patrón debe guardar estos documentos: a) contrato individual de trabajo (debe conservarse por el tiempo que dure la relación laboral y hasta un año después) b) recibos de pagos de honorarios c) controles de asistencia d) comprobantes de pago de vacaciones, aguinaldos, primas que se refiere la ley. (Todos los anteriores deben conservarse por el último año y hasta un año después de terminada la relación laboral).
[1] Eduardo Pallares. Diccionario de Derecho Procesal Civil, Porrúa. México 1960, Págs 236-237.
[2] Palomar de Miguel Juan, Diccionarios para juristas, Mayo de ediciones S.de R.L. México 1981. P.473
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